Nuovi obblighi di tracciabilità per le spese di trasferta e rappresentanza – Novità del D.lgs. 84/2025

Circolare n. 7/2025
OGGETTO: Nuovi obblighi di tracciabilità per le spese di trasferta e rappresentanza – Novità del D.lgs. 84/2025

PREMESSA
L’articolo 1 co. 81 – 83 della Legge 30 dicembre 2024, n. 207, introduce nuovi requisiti per poter dedurre, dal reddito d’impresa e di lavoro autonomo, nonché dalla base imponibile IRAP, le spese relative a vitto e alloggio, così come i rimborsi analitici per spese di viaggio e trasporto sostenute tramite taxi o noleggio con conducente (NCC), quando queste riguardano trasferte di dipendenti o compensi corrisposti a lavoratori autonomi.
Le stesse regole si applicano anche per la deducibilità, ai fini del reddito d’impresa e dell’IRAP, delle spese di rappresentanza e di quelle sostenute per omaggi destinati ai clienti.

SPESE DI TRASFERTA SOGGETTE A TRACCIABILITÀ
Per far sì che le somme rimborsate ai dipendenti non siano soggette a tassazione e, allo stesso tempo possano essere dedotte dal reddito del datore di lavoro o da parte del committente, è necessario che, gli oneri sostenuti, siano pagati con strumenti che ne consentono la tracciabilità.
Tale obbligo riguarda in particolare le seguenti spese:
– vitto e alloggio;
– viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (es. taxi ed NCC).

Tale disposizione vale solo le spese sostenute nel territorio dello Stato, pertanto, le spese sostenute al di fuori del territorio dello Stato possono continuare a essere sostenute in contanti.
Alla luce di quanto sopra, di seguito, si fornisce un elenco esemplificativo e non esaustivo di alcune spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto “tipiche” che, dal 2025, devono essere tracciate e di altre spese “tipiche” che, invece, possono continuare a essere sostenute in contanti.

TRASFERTE DI DIPENDENTI
ESCLUSIONE DAL REDDITO IN CAPO AL DIPENDENTE
I rimborsi delle spese di trasferta non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente se i pagamenti di tali spese sono stati effettuati con versamento bancario o postale ovvero mediante gli altri sistemi di pagamento.
In particolare, il nuovo obbligo riguarda le spese per trasferte effettuate:
– sia nell’ambito del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro;
– sia fuori da tale territorio comunale.

Trasferte nel territorio comunale
Le indennità e i rimborsi di spese, percepiti dal dipendente, per le trasferte nell’ambito del territorio comunale (dove si trova la sede di lavoro) concorrono integralmente a formare il reddito, ad esclusione dei rimborsi di spese di trasporto comprovate e documentate.
Amministratori e collaboratori coordinati e continuativi
Ai fini dell’esclusione dal reddito, i nuovi obblighi di tracciabilità operano anche con riferimento alle trasferte:
– dei collaboratori coordinati e continuativi;
– degli amministratori titolari di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente.

Trasferte fuori dal Comune
In caso di trasferte fuori del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, è possibile distinguere tre sistemi, l’uno alternativo all’altro:

DEDUCIBILITÀ PER L’IMPRESA E IL PROFESSIONISTA
Gli obblighi di tracciabilità delle spese operano anche ai fini della deducibilità delle stesse dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo e dalla base imponibile IRAP, alle condizioni e nei limiti di seguito evidenziati.
Misura di deducibilità
In merito alla misura di deducibilità occorre distinguere tra:
– Rimborsi analitici
I rimborsi analitici corrisposti ai dipendenti o collaboratori sono deducibili dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo nel limite di:
– 180,76 euro al giorno, per le trasferte effettuate in Italia;
– 258,23 euro al giorno, per le trasferte effettuate all’estero.
– Rimborsi forfetari e misti
I rimborsi forfetari e misti sono interamente deducibili dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo. In relazione ad essi, infatti, non operano i suddetti limiti di deducibilità.

Amministratori e collaboratori coordinati e continuativi
I nuovi obblighi di tracciabilità si estendono altresì alle spese di trasferta analiticamente rimborsate a collaboratori coordinati e continuativi o a titolari di altri redditi assimilati al lavoro dipendente (es. amministratori non titolari di partita IVA).

TRASFERTE DI LAVORATORI AUTONOMI
Anche ai fini della deducibilità dei rimborsi analitici delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC corrisposti a lavoratori autonomi, ivi inclusi artisti e professionisti, tali oneri devono essere stati sostenuti con strumenti tracciati.

SPESE DI RAPPRESENTANZA SOGGETTE A TRACCIABILITÀ
Per espressa previsione normativa, sono soggette all’obbligo di tracciabilità anche le spese di cui all’art. 108 co. 2 del TUIR, vale a dire:
– le spese di rappresentanza;
– le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro (c.d. “spese per omaggi”).
Pertanto, dal 2025 le spese in esame sono deducibili se pagate con strumenti di pagamento tracciabili e se rientrano nei limiti quantitativi già attualmente fissati dall’art. 108 co. 2 del TUIR e dall’art. 54-septies co. 2 del TUIR.

INDIVIDUAZIONE DEGLI STRUMENTI DI PAGAMENTO TRACCIABILI
Affinché le spese e i relativi rimborsi continuino a essere deducibili per l’impresa e l’esercente arti e professioni e non imponibili in capo al dipendente, il pagamento deve essere “tracciabile” secondo quanto di seguito precisato.

Sono considerati tracciabili i seguenti mezzi di pagamento:
– versamento bancario o postale;
– pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione (app) via smartphone che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC (es. Satispay);
– telepedaggio collegato a un IBAN (es. Telepass).

PROVA DEL PAGAMENTO “TRACCIATO”
In assenza di indicazioni normative, per dimostrare al datore di lavoro o al committente di aver utilizzato i mezzi di pagamento tracciabili, il dipendente, collaboratore o consulente della società o del professionista dovrebbe:
– utilizzare una carta di credito o di debito a uso aziendale o professionale;
– consegnare al datore di lavoro o al committente le fotocopie degli scontrini dei POS rilasciati (ad esempio, dal tassista o dal conducente).
Nel caso in cui le spese siano sostenute da professionisti, sembra opportuno che, nella lettera d’incarico, sia previsto che il pagamento delle spese soggette ai nuovi obblighi di tracciabilità avvenga con i suddetti strumenti tracciabili.

Lo Studio resta a disposizione per eventuali dubbi o chiarimenti.